EHBO-reiniging: het maken van een digitaal archief

De vorige keer heeft Gallette echt laten zien hoe gemakkelijk het is om uw papierbeheer te organiseren. En vandaag gaat het nog een stap verder en laat het zien dat je echt helemaal niet zoveel papierwerk nodig hebt.

Verzamel papieren

Verzamel alle losse kaarten die je hebt. Dingen van het werk, de bank, je huis, de school van je kinderen, noem maar op. Doorzoek alle mogelijke plaatsen en leg alles op één grote stapel.

Als je alles hebt verzameld, kun je ervoor kiezen om twee pakketten te maken: een nieuw pakket met alle documenten van na 1 januari en een pakket met alle documenten die vóór 1 januari zijn aangekomen.

Digitale volumestructuur

Wanneer u de pakketten sorteert, is het tijd om een ​​elegante mappenstructuur op uw computer te creëren. U kunt dit doen door eerst een aantal mappen met hoofdthema’s aan te maken.

Binnen deze mappen maak je nieuwe submappen aan, zodat je straks voor elk document een geschikte bestemming hebt.

Advies: Maak het niet te ingewikkeld, dan berg je spullen gemakkelijk op en vind je ze net zo gemakkelijk weer terug. Soms is het ook handig om submappen met jaartallen te maken.

Digitaliseer papieren

Nu de mappenstructuur aanwezig is, kunt u uw documenten toevoegen. U kunt dit doen door documenten met een scanner te scannen, maar het is gemakkelijker om met uw telefoon te doen. Er zijn veel gratis scan-apps beschikbaar in de app store van je telefoon.

Open de applicatie, neem het bovenste document uit de verpakking en scan het. U kunt het document met één druk op de knop naar uzelf e-mailen.

Leg het document weg en ga verder met het volgende. Maak de stapel zo helemaal af.

Als alle scans in uw mailbox zijn, opent u ze een voor een en slaat u ze op in de juiste mappen.

Kijk uit: Geef uw gescande documenten een goede naam en vermeld ook de datum, zodat u ze altijd terug kunt vinden!

Werpen

Heeft u alle documenten in uw digitaal archief opgeslagen? In principe kunnen de bladeren dan worden verwijderd. In principe komt dat omdat het soms handig is om jaaropgaven, contracten en overeenkomsten een tijdje te bewaren – hoewel je ze tegenwoordig vaak op digitale rekeningen terugvindt.

Steeds meer bedrijven hebben een online portal waar u betalingsgegevens, facturen en andere belangrijke informatie en documenten kunt vinden en downloaden. Zo heeft u uw beheer altijd op één plek bij elkaar. nuttig!