Documentautomatisering: Opstellen van zakelijke en elektronische contracten in korte tijd met juridisch technische bekwaamheid. Deze vorm van tool wint snel terrein en de Advocatie helpt je door bomen het bos niet meer te zien. Zeven handige tools op een rij.
Voor veel advocaten, notarissen en civielrechtadvocaten is de wereld van de juridische technologie een dossier mir a boire† Hoewel het adagium “de juridische sector is te conservatief” nu een vastgelopen record lijkt en ook kwetsbaar lijkt voor erosie, zou de jongere generatie advocaten ook eens goed moeten kijken naar het enorme scala aan tools.
De keuze is groot, ook op het gebied van documentautomatisering. Dat betekent de hoeveelheid systeem of proces die helpt bij het maken van elektronische documenten (of simpelweg: elektronische documenten). Met behulp van een beslisboom of vragenlijst combineert de software op logische wijze stukjes tekst en bestaande data, zodat naar wens werkwoorden en contracten ontstaan.
Cliënten zijn bekend met dit soort technologie en accepteren niet langer de exorbitante kosten van toegankelijk juridisch werk. Dus de grote advocatenkantoren zijn begonnen in te storten. Ze automatiseren hun teamwerk met behulp van documentautomatisering. En ook bedrijven uit andere sectoren die laagdrempelige juridische dienstverlening willen bieden, staren naar al dit juridische technologische moois.
Welnu, het is tijd voor een overzicht: Hieronder staan zeven onmisbare tools voor documentautomatisering.
1. Avocado
website: avokaado.io
Allereerst is er de avocado. Dit platform biedt advocatenkantoren en bedrijven slimme sjablonen, workflowbeheer voor digitale handtekeningen en elektronische opslag, maar vooral contractautomatisering. Technisch gezien converteert Avokaado geüploade documenten naar blokken; Actuele paragrafen waaraan voorwaarden en vragen kunnen worden toegevoegd. Aan de hand van de antwoorden hierop kan dan het benodigde juridische document worden samengesteld – bijvoorbeeld klantgegevens, keuzes tussen garanties, al dan niet rechtskeuze, etc.
Het platform werkt volledig op één plek binnen de webomgeving van de gebruiker, inclusief de teksteditor. Geen gehannes en schakelen meer tussen je browser en een externe tekstverwerker zoals bijvoorbeeld Word. De gegenereerde documenten kunnen echter worden geëxporteerd naar bestandstypen zoals docx en pdf.
Het platform scoort positieve punten omdat geautomatiseerde documenten, al dan niet tegen betaling, daadwerkelijk kunnen worden gedownload voor gebruik via haar webwinkel. Gebruikers kunnen ook zelf geautomatiseerde documenten naar deze winkel uploaden.
2. Avvoka
website: Avvoka.com
Avvoka, ongeveer naar de naamgenoot van Avokaado, is ook een aanrader. In zijn eigen woorden, een geautomatiseerde oplossing voor documentautomatisering die “het gedoe van het opstellen van documenten wegneemt”.
Hoe doet Avvoka het precies? Vooral door geen code te hebben. Dit betekent dat Avvoka een eigen webtekstverwerker biedt, waarvoor geen codeerkennis vereist is om de Auto Doc Generator in te stellen. Gebruikers kunnen termen en vragen toevoegen zonder abracadabra-symbolen, maar met een klik op een knop op de hoofdtekst en alinea’s van het hoofddocument. Deze segmenten met toegevoegde functionaliteit zijn dan duidelijk te onderscheiden door kleuren. Wat dit onderscheidt is dat de bijbehorende vragen en voorwaarden de originele tekst niet vervangen – zoals bij veel andere tools – waardoor de originele tekst van het document altijd herkenbaar blijft voor de gebruiker.
Bijna zoals Avokaado met dezelfde naam, vereist Avvoka geen andere programma’s zoals Word. Deze software wordt ook online aangeboden en werkt volledig in de webomgeving, met de mogelijkheid om in bekende bestandstypes te exporteren. Ook in het technische domein van een jurist zijn tools onmisbaar omdat gewijzigde tekstblokken centraal kunnen worden opgeslagen en hergebruikt.
3. Berkeley-brug
website: Berkeleybridge.nl
Ook de Berkeley Bridge mag niet ontbreken. Een vertrouwde speler op dit gebied, die geen no-code platform biedt, maar een low-code platform, zodat digitale mensen zonder programmeerkennis slimme applicaties kunnen ontwikkelen op basis van beslisboomtechnologie. Dat wil zeggen: door middel van een vraag-en-antwoordspel, dat in de beslisboom verschijnt, bouwt de gebruiker zijn eigen tool, workflow of geautomatiseerd proces.
In de juridische sector wordt Berkeley Bridge voornamelijk gebruikt om documentautomatiseringstoepassingen te maken. Omdat het platform al jaren bestaat, biedt Berkeley Bridge een scala aan opties om uw gebouwde tool naar wens te finetunen – mits u tijd en moeite investeert.
In tegenstelling tot Avokaado en Avvoka draait Berkeley Bridge niet in een webomgeving. De zogenaamde Berkeley Publisher, waar applicaties worden gebouwd, werkt offline en met Word-formaten, waarna de gebouwde applicaties via een server online beschikbaar komen. Berkeley Bridge ontwikkelt momenteel echter een volledige webversie.
4. Preter
website: bryter.com
Bryter is wederom een no-token platform dat het mogelijk maakt om applicaties te bouwen voor geautomatiseerde processen. Bryter richt zich op documentautomatisering, maar richt zich ook op setup-tools, risicobeoordeling en rapportage. Net als Berkeley Bridge werkt Bryter ook visueel: vragen en antwoorden die moeten leiden tot een contract of handeling worden in de tool overzichtelijk weergegeven in de beslisboom.
Gebruikers kunnen tags aan vragen toewijzen en deze tags als tijdelijke aanduidingen – specifieke stukken tekst die later worden vervangen door een waarde – in een Word-document opnemen. De antwoorden op deze vragen worden vervolgens op de gewenste plaats in dat document ingevoegd.
Bryter is gebaseerd op het web, maar aangezien er naast het platform een teksteditor nodig is, is schakelen tussen verschillende applicaties onvermijdelijk. Wat niet wegneemt dat Britter onmisbaar is op dit lijstje. Met name het visuele aspect is goed ontworpen zodat complexere functies – bijvoorbeeld berekeningen – ook zonder programmeerkennis kunnen worden gemaakt.
5. Opstellen van document
website: gmeadow.com
Document Drafter heeft ook een extern script nodig. feit; Het automatiseringsplatform is gebaseerd op Word en draait – net als Berkeley Bridge – niet volledig op het web. Misschien een voordeel voor sommigen, maar dat maakt de tools raar. Bij de meeste andere documentautomatiseringstools is een externe editor niet de hoeksteen van de oplossing. Desondanks beweert Document Drafter net zo krachtig te zijn als de bestaande tools, maar gemakkelijker te gebruiken.
waarom? Document Drafter werkt via de Word-invoegtoepassing, waar de vragenlijst wordt gegenereerd. Elke vraag, inclusief de optionele antwoorden, wordt gegenereerd en doorlopend genummerd in deze add-on. Gebruikers kunnen de antwoorden dan eenvoudig koppelen aan specifieke passages in het Word-document, waarna het bijbehorende nummer op de juiste plaats in de tekst verschijnt. Dit maakt het schrijven van code overbodig – er is dus geen code – en het is direct duidelijk welk deel van de documentbody bij welke vraag hoort.
Dat is niet het enige dat Document Drafter nuttig maakt. De tool laat veel aanpassingen toe om het gewenste document te bereiken. Ook is het mogelijk om bestaande vragenlijsten te uploaden naar een online omgeving en deze te koppelen aan nieuwe documenten. Bovendien kunnen enquêtes eenvoudig gedeeltelijk beschikbaar worden gemaakt voor gebruikers en kunnen enquêtedocumenten met meerdere documenten afzonderlijk worden ingediend.
6. Juriblox
website: juiblox.nl
Een andere tool voor documentautomatisering die is ontstaan, is Juriblox. Dit platform is cloudgebaseerd en wordt daarom online aangeboden, inclusief tekstverwerker. Juriblox biedt verschillende juridische technologie-applicaties, zoals contractlevenscyclusbeheer, contractbeoordeling, privacycompliance en automatisering van cursusdocumenten.
Het platform maakt ook gebruik van een modulaire aanpak in een sterk visuele omgeving. Het document wordt geconverteerd naar – Wat zit er in een naam – Blokken, waaraan de gebruiker vragen kan toevoegen, waarna de antwoorden in de te genereren documenten verschijnen. Bovendien kunnen, zoals bij veel concurrerende tools, voorwaarden worden toegevoegd aan blokken om bepaalde stukken tekst te laten verschijnen of verdwijnen, en ze kunnen worden geëxporteerd in docx- en pdf-indeling.
Wat onderscheidt Juriblox dan? Het is een systeem zonder code dat eenvoudig en grafisch is ontworpen zodat de gebruiker in één oogopslag kan zien waar op dat moment aan gewerkt wordt. Of dit nu de vragen zijn, het document zelf of de voorwaarden.
7. legitiem
website: legito.com
Last but not least: Legito, die zichzelf omschrijft als Geavanceerde automatisering van het opstellen van documenten, gevolgd door een bekende lijst met specifieke taken. Enkele referenties: aanpasbare geautomatiseerde workflows, aanpasbare toestemmingsrechten, opties voor veilig delen en een digitale handtekening, allemaal weer zonder encryptie.
In termen van de manier waarop het werkt, verschilt Legito niet veel van andere tools. Het is niet nodig om een externe tekstverwerker zoals Word te hebben, omdat Legito volledig functioneel is op het web. Ook kunnen voorwaarden aan alinea’s worden toegevoegd, eventueel door slepen en neerzetten, en bekende bestandstypen kunnen worden geëxporteerd.
Waar Legito vooral in uitblinkt is in het “vraag-en-antwoordspel”. Met alle tools die hier worden besproken, maken gebruikers een document door vragen in een lijst te beantwoorden en pas daarna wordt het document gedownload. Legito heeft echter de mogelijkheid om vragen direct in het document weer te geven. In een soort documentvoorbeeld doorloopt de gebruiker alle plekken die ingevuld moeten worden en voegt waar nodig informatie toe.
Ten slotte biedt Legito extra flexibiliteit in deze voorbeeldmodus om specifieke alinea’s volledig te verwijderen, zonder dat u ze hoeft te markeren.
Dit artikel is eerder gepubliceerd in laatste nummer door Advocacy tijdschrift. Klik op de omslag om het magazine te openen of ga naar de magazinepagina. U kunt hier ook een gratis abonnement aanvragen.
“Valt vaak neer. Subtiel charmante tv-liefhebber. Toegewijde internetfan. Muziekbeoefenaar.”